Hace unos días hemos estrenado este especial mes de agosto en el despacho con la notificación de una Sentencia que hemos ganado para nuestro gran cliente GuitarraViva.com, el mayor portal online del mundo de habla hispana sobre enseñanza de guitarra con más de tres millones de seguidores en su canal de Youtube.

Nuestro cliente (ya amigo) encargó el desarrollo de una página web a través de un contrato que, debido a la incompetencia técnica de los desarrolladores, tuvo que resolver tras innumerables retrasos y requerimientos. La Sentencia, confirmada ya por la Audiencia Provincial de Sevilla, nos hace reflexionar sobre los incumplimientos en los contratos de desarrollo de páginas web.

Añadido a lo anterior, desde hace unos meses, las estrategias empresariales de presencia online han aumentado de manera exponencial ya que, por una parte, el uso de internet ha crecido vertiginosamente por los usuarios, debido a las circunstancias de confinamiento y restricciones de movimiento de gran parte de la población y, por otra parte,  debido a las restricciones de apertura y la enorme caída de los canales de venta offline tradicionales.

Este auge ha conllevado por parte de muchos negocios cierta urgencia por querer vender o tener presencia online y a muchos desarrolladores web a captar a estos clientes sin el debido asesoramiento y prevención contractual.

El contrato, hoja de encargo o presupuesto es la herramienta vehicular esencial para este fin.

Muchas de las incidencias e incumplimientos en estos casos se deben a una deficiente previsión contractual. Hemos recogido algunos de los puntos sobre los que se debe tener especial precaución en estos contratos, tanto desde el punto de vista de quien encarga como del que debe llevarlos a cabo.

0) Glosario de conceptos.

Se trata de un contrato que necesariamente conllevará un plus de complejidad técnico científica y con alto contenido en inglés. Por ello, uno de los puntos iniciales que debieran incluirse, bien como cláusula cero o introducción, bien como anexo, sería un glosario de términos técnicos y conceptos aclaratorios (chat, cookies, plug in, responsive, frameworks, wireframe, contenidos, link, etc..)

No se trata de realizar aquí el glosario completo, aunque sí prever que cada empresa realice el suyo propio en base a los conceptos que se pretendan que queden suficientemente claros y definidos.

1) Falta de definición del objeto.

Éste suele ser uno de los errores más comunes entre los contratos suscritos con empresas de desarrollo de páginas web. En demasiadas ocasiones, dichos contratos se limitan a manifestar que el objeto del encargo es la construcción o desarrollo de una página web, sin definir claramente los contornos de qué se espera de ella, y aludiendo simplemente al nombre del dominio y a la finalidad para la que se va a usar dicha web.

Es de vital importancia para evitar posteriores conflictos y tener que recurrir a interpretaciones subjetivas el definir claramente cuál es el objeto del contrato. Para ello puede recurrirse a un anexo donde se recojan determinados elementos que serán necesarios para describir claramente el encargo, en el que se deberá incluir la identidad gráfica del sitio, o un mapa de navegación donde se recoja la estructura general de la web, contenidos, etc..

2) Ausencia de exclusiones.

A veces resulta muy clarificador recoger lo que no está incluido en el encargo. Ello porque cuando alguien encarga una web desconoce la verdadera complejidad del trabajo y las múltiples tareas que lo componen, creyendo a veces que es obligación del desarrollador el 100% del trabajo de una web, sin entender que habrán funciones o encargos que corresponderán al propio cliente o a un tercero.

Al hablar de exclusiones debe entenderse que son materias que no son propiamente desarrollo de la web y que pueden llevar a confusión, entendiendo que estaban incluidas en el precio y encargo, por lo que, si no se ha previsto de manera expresa a quién corresponderá su ejecución, es mejor que se excluya en la propuesta de contrato.

Algunas de estas exclusiones que conviene queden bien fijadas, incluso en un apartado específico independiente, serían por ejemplo la generación de contenidos, que puede encargarse expresamente, aportarla el cliente o ser encargada a otra empresa distinta especializada en contenidos; la elección de los recursos visuales e imágenes, que igualmente pueden dejarse al criterio del desarrollador o por elección del cliente; la migración de los datos de anteriores webs; la adaptación normativa y textos legales; renovación o mantenimiento de dominios y hostigns mientras se lleva a cabo la web, etc…

Por último, convendría prever que esas exclusiones no suponen un numerus clausus y que, sin ánimo de ser exhaustivos, puede entenderse excluida toda función o tarea no encargada o detallada expresamente en el contrato. De esta forma se consigue una cláusula de cierre que deja abierta la puerta a poder excluir funciones que no deban entenderse incluidas.  

3) Falta de previsión de las obligaciones de colaboración de quien encarga.

Es frecuente que no se incluyan previsiones expresas sobre qué debe hacer quien encarga la web para colaborar en el buen fin del encargo. En el punto anterior, por ejemplo, hemos visto un par de puntos que son el gran caballo de batalla en los conflictos que se suelen suscitar en estos casos; la aportación de textos e imágenes. 

Los textos y las imágenes; los primeros por ser materia reservada al mejor conocimiento del cliente y las segundas por ser criterio de simple gusto del cliente, son factores en los que éste siempre suele intervenir. Pero el día a día de su propio negocio hace que posponga la redacción definitiva y entrega de textos al desarrollador web, lo cual provoca retrasos que no deben sumarse para los plazos de entrega del trabajo culminado. Las imágenes, por su parte, suelen caer en el retraso debido a la inseguridad en la elección. 

Factores u obligaciones como estas, entre otras, deben quedar especificadas. Primero, que son responsabilidad del cliente. Segundo, los plazos de que dispone para entregarlas. Tercero, consecuencias del retraso en las entregas, como suspensión de plazos para entrega de la web mientras se retrase el cumplimiento de las obligaciones del cliente o un porcentaje de incremento en los costes.

Añadir que también deben incluirse en este listado no solo las obligaciones que personalmente haya asumido el cliente en ciertas partes de la web, sino que haya decidido contratar aparte, como por ejemplo expusimos en el punto anterior; la adaptación normativa y textos legales, ya que en estos casos es el cliente el que controla o asume la responsabilidad de la ejecución de dichos trabajos, y no el desarrollador.

Terminar este punto reseñando que no sólo influyen en el retraso la falta de colaboración del cliente, también debe preverse la colaboración defectuosa y la exención de responsabilidad que ello genere, por ejemplo en los casos de aportación de imágenes protegidas por derechos de autor, textos plagiados o incorrecto cumplimiento o adecuación normativa.   

4) Consecuencias de los incumplimientos.

Brevemente aludir a un defecto del que suelen adolecer estos contratos, tal vez por la creencia de las empresas de desarrollo web de que dicha cláusula intimida al cliente.

En este caso, se trata de establecer una cláusula clara y lo más equilibrada posible. Es decir, que se establezcan claramente las consecuencias para la empresa de desarrollo pero que también se prevean las consecuencias para el cliente. 

No se trata en este punto de relacionar todas las posibles consecuencias, aunque sí, a modo de consejo, de llamar a la reflexión y hacer un ejercicio de prospección en cada caso concreto, localizando dónde pueden darse incumplimientos y, en función de ellos, proponer consecuencias del tipo más adecuado.

5) Ausencia de cronograma definido y falta de previsión de un sistema de chequeo por fases.

Para una correcta ejecución de un trabajo que se prevé siempre extendido en el tiempo y con cierta complejidad, resulta fundamental el establecimiento de un cronograma lo más definido posible y un procedimiento o sistema de chequeo o certificación por fases o hitos.

Algunos lo establecen por porcentajes de ejecución y otros  por fases o hitos concretos. El primer hito debiera ser la aprobación del wireframe. Otro hito el diseño inicial. El siguiente, imágenes y textos. Un hito o fase posterior; las funcionalidades. Uno de los hitos finales, fase de pruebas para que el cliente chequee.

En cada una de las fases que cada empresa tenga a bien establecer debería fijarse un porcentaje de pago y, muy importante, un sistema o procedimiento de checking acreditable, de tal manera que la voluntad del cliente en dar el visto bueno a cada fase quede plasmada y pueda certificarse que sí o que no dio ok a una fase. Este sistema evitará perjuicios mayores a empresas y clientes. 

6) Limitación del número de propuestas.

Otra situación desesperante para las empresas de desarrollo web son las innumerables veces que el cliente dice sí, pero no. Esas revisiones interminables, esas sucesivas modificaciones, pequeños retoques, mínimos cambios… hacen en demasiadas ocasiones que un proyecto rentable se convierta en deficitario y en otras que un buen cliente se convierta en un cliente insatisfecho o perdido.

Lo importante no es que se hagan 3 ó 15 revisiones, lo importante es que esté previsto y limitado el número de propuestas que se van a presentar (siempre y cuando se ajusten a las prescripciones y exigencias del cliente recogidas en el briefing inicial y contrato).

Si al buen cliente se le expone que se la van a presentar 4 propuestas y, a partir de la 5ª, cada una de ellas conllevará un X de coste aparte, el cliente ya sabe las reglas del juego desde el inicio y asumirá su consecuencia con normalidad. De la misma manera, el proyecto que se estudió rentable, seguirá siendo rentable y evitará desviaciones indeseables.

Resulta una cláusula muy sencilla, que puede adaptarse a cada caso e incluso ser flexible con el cliente en su negociación y, a posteriori, hasta en su ejecución. 

7) Ausencia de previsión de precios de ejecución de nuevas unidades.

Al hilo del anterior punto, y por los mismos motivos, conviene dejar fijado el precio de las nuevas unidades que se encarguen durante el proceso de desarrollo de la web. Imaginemos que se encargan 5 secciones en la web pero a lo largo del proceso se quieren introducir 2 nuevas secciones más. Esas nuevas unidades deberían quedar fijadas en el contrato inicial y quedar previsto que se cobrarán aparte.

Otra forma de preverlo, siempre que no se haya hecho un anexo pormenorizado de ítems y precios, es incluir una cláusula general en donde se estipule que toda nueva adición sobre lo planificado será presupuestado y aceptado aparte. Esto conlleva cierta incertidumbre en cuanto que el cliente podría desconocer el precio desde el inicio y la empresa no poder planificar bien el proyecto, pero siempre es mejor que una imprevisión.

Estas opciones dan seguridad y tranquilidad a ambas partes y suele resultar una clausula equilibrada que las partes aceptan con normalidad.

8) Pliego de requisitos técnicos.

Cuando un cliente encarga una web no entiende (ni tiene por qué) la mayoría de los casos los requisitos técnicos sobre los que se va a construir. No obstante, por una parte conviene que de manera menos técnica se explique en el briefing inicial y, por otra parte, conviene que queden recogidos para que luego pueda acreditarse que por lo que se pagó es lo que se entregó y no otra cosa distinta.

En este punto sería prácticamente imposible incluir todos esos requisitos, pero algunos podrían ser el lenguaje en el que va a estar programada, si es plantilla modificada o se parte desde cero, las necesidades de espacio en servidor, el peso máximo de los archivos, herramientas de medición de tráfico, si se incluye o no gestor de contenidos, bootstrap, diseño resposive o adaptable, etc..

Tal vez el cliente no conozca la mayoría de los términos, pero incluir este anexo ahorrará muchos problemas a la postre.

9) Plazos de garantía postventa y correcciones.

Aunque al cliente se le otorgue un plazo para periodo de pruebas de la página antes de colgarla en abierto definitivamente, lo cierto es que no lo consume a fondo y, finalmente, es cuando la web comienza a funcionar cuando saltan los pequeños fallos de funcionalidades o diseño. Es entonces también cuando saltan los malos entendidos y las peticiones de responsabilidad no previstas.

Para evitar estas situaciones resulta apropiado establecer una especie de plazo de garantía post entrega, dentro del cual se podrán realizar determinadas correcciones (que también debieran decirse cuáles son). Errores en funciones, fallos de correo, fallo en adaptación a dispositivos móviles, errores en textos, etc.. suelen ser pequeñas disfunciones que podrían quedar resueltas, siempre en un plazo prudencial y siempre detalladas cuáles pudieran ser.

Esta cláusula también es el lugar para manifestar que cualquier otro trabajo, modificación de entidad o ampliación se entenderá como un nuevo proyecto y será presupuestado aparte.

10) Propiedad intelectual.

El último punto sobre el que queríamos hacer hincapié es en la propiedad intelectual del trabajo encargado. Establecer una cláusula clara sobre la propiedad intelectual y los derechos de explotación sobre el trabajo evitará grandes problemas. 

La página web es un trabajo complejo que está conformada por contenido literario, imágenes, diseño, técnico, etc.. aunque es contratada como un paquete completo, debiendo poderse prever la cesión completa de los derechos de explotación a quien ha encargado la web, derechos que pasará a poseer en el momento del completo pago del trabajo realizado.

Éstas son las incidencias y precauciones más usuales que se presentan en la ejecución de estos contratos. Cierto es que existen otras que con menos frecuencia suelen darse, pero de tener que resumirlo en un todo en uno, debiera resumirse en que bien merece la pena redefinir los contratos, reformularlos o revisarlos con la debida tranquilidad para evitar posteriores conflictos que, además, nada tienen que ver con el encargo propiamente dicho, sino con la cláusulas que lo regulaban.

Una abogacía preventiva es la mejor inversión en seguridad y tranquilidad en los negocios.

Gabriel Ramos, socio de LBO Abogados.